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Manual - Módulo de Resguardo

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La base del módulo de Resguardo es el catálogo de HerramientasDonde una herramienta es un activo de la empresa que se asigna a empleados y se desea llevar un control.


En el catálogo de Herramientas se puede configurar:

- La identificación de la herramienta (Código, Nombre, Descripción, Activo)

- Una tabla adicional para clasificar la asignación (ej. Tallas, Medidas, Marcas)

- Datos de compra de la herramienta (Fecha, Costo, Vida Util)

- Método de Control de Inventario (Ninguno, Número de Serie, Único, Existencias)

- Existencias (En caso de llevar control de inventario)

- Costos de Reposición (En caso de pérdida, en caso de no devolución al darse de baja)

- Tipo de Descuento que se usará para cobro al Empleado en parcialidades

 

Métodos de control de inventario

Aunque no se tiene propiamente un sistema de inventarios (Almacenes, Compras, Entradas, Salidas, Inventario Físico, Ajustes, etc.), ofrecemos cierta funcionalidad de control de inventario.

Por cada herramienta se selecciona un método de control de inventario:


a) Sin control

- No se captura una cantidad de existencias.

- Al asignarse la herramienta no hay restricciones.

- No se lleva un conteo, siempre es CERO (0).

 

b) Número de serie

- No se captura una cantidad de existencia.

- Antes de poder asignar una herramienta, es necesario capturar los Números de Serie que existen. Por cada Número de Serie disponible se cuenta como uno (1) en la cantidad de existencias.

- Al asignar una herramienta, se tendrá que seleccionar uno de los Números de Serie disponibles.

- Una vez asignada, ese Número de Serie queda marcado como “asignado” y queda identificado con el Empleado al que se asignó y disminuye en uno (-1) la cantidad de existencias.

- Al registrar la devolución de la herramienta, se marca el Número de Serie correspondiente como “disponible” y aumenta en uno (1) la existencia.

 

c) Activo Único

- No se captura una cantidad de existencia

- Automáticamente, al indicar que se trata de este control de inventario, se crea un solo Número de Serie (con código vacío) y se marca la existencia como uno (1).

- Al asignar esta herramienta se valida que esté disponible.

- Una vez asignada, el Número de Serie único queda marcado como “asignado”, y queda identificado con el Empleado, y la existencia se marca como CERO (0).

- Al registrar la devolución, se regresa la existencia a uno (1).

 

d) Existencias

- El campo de Existencias se usa para registrar la cantidad inicial.

- Al asignar esta herramienta, se valida que el contador de existencia tenga un valor mayor a CERO (0).

- Una vez asignada la herramienta, se disminuye el contador en uno (-1).

- Al registrar la devolución, se aumenta el contador en uno (1).

- En caso de movimientos de almacén (Compras, Traspasos, Ajustes por inventario físico), simplemente se modifica el contador de existencias con el nuevo valor.

 

Información adicional

  • Sí es posible cambiar de método de control de inventario con algunas restricciones:
  • En el caso de control por Números de serie o Único, si ya hubo asignaciones de esa herramienta a Empleados, ya NO se puede cambiar de método.


Asignación de herramienta (Resguardo)

Cada herramienta que se asigne a un Empleado lleva un registro de ResguardoPor cada registro se anota:

- Fecha de asignación

- Identificación de Herramienta (Código, Número de Serie cuando corresponda)

- Clasificación (Usando una tabla adicional configurada para la Herramienta seleccionada)

  Ejemplo: Si la tabla adicional es “Tallas”, seleccionamos si el uniforme asignado es talla: Chica/Mediana/Grande/XL

- Anotaciones opcionales (Referencia y Observaciones)

- Fecha límite (Opcional: solo en casos de préstamos temporales)

 

Información adicional

  • La Fecha Límite solamente se anota para poder aprovechar el dato en reportes y/o alertas. No hay ninguna validación alrededor de esta fecha.
  • Cuando se le asigna una herramienta al Empleado, el registro tiene un estatus de “Asignada”.


Baja de herramienta (Fin de Resguardo)

Cuando termina ese resguardo hay tres posibilidades:

a) El Empleado regresó la herramienta. (Estatus = “Devuelta”)

b) El Empleado perdió/rompió/dañó la herramienta, de tal forma que ya no se puede usar. (Estatus = “Perdida”)

c) El Empleado se da de Baja y no regresó la herramienta. (Estatus = “No devuelta”)

    En el registro de baja se anota:

    - Fecha de Baja

    - Fin de resguardo (Devuelta, Perdida, No devuelta)

    - Observaciones

 En ese momento se debe calcular un posible cobro al Empleado. Ver sección de “Criterio de cobro” más adelante.

 

Estatus de Número de Serie

En caso de control de inventario por Número de Serie o Activo Único,  cada registro tiene un Estatus con los siguientes valores:

a) Disponible

b) Asignada

c) No disponible

  1. Cuando se agrega un Número de Serie, automáticamente se marca como “Disponible” y se puede asignar a los Empleados.
  2. Cuando se asigna un Número de Serie, automáticamente se marca como “Asignada” y ya no se puede asignar a otro Empleado. (Solamente se pueden asignar Números de Serie que estén “Disponible”)
  3. Cuando un Empleado hace la devolución, automáticamente se vuelve a marcar como “Disponible”
  4. Cuando se registra una baja con pérdida o no devolución, automáticamente se marca el estatus como “No Disponible”

Adicionalmente, los Usuarios podrán modificar manualmente el status del Número de Serie.

Por ejemplo, si cierta herramienta está descompuesta, se marca como “No disponible” para que ya no se pueda asignar a Empleados. Una vez reparada, manualmente se vuelve a marcar como “Disponible”.


Criterio de cobro de herramientas

Las herramientas, que son propiedad de la Empresa, se asignan a los Empleados como apoyo a las funciones de su puesto.

Hay varios casos: 

- Préstamo temporal. El Empleado debe regresarla a cierta fecha.

- Uso personal (Uniformes). El Empleado no tiene que regresarla pero si la pierde puede haber un cobro por reposición.

- Asignada hasta Baja. El Empleado debe regresar la herramienta al darse de baja de la Empresa, de lo contrario se le cobrará en su finiquito.

 

Cuando la baja del resguardo termina como “Devuelta”, no hay cobro. Pero cuando la baja termina como “Perdida” o “No devuelta”, se puede configurar su cobro.


Por cada uno de estos dos finales se puede especificar uno de los siguientes criterios de cobro:

a) Sin cobro: Cuando los Empleados se dan de baja no tienen que regresar sus Botas de trabajo.

b) Valor fijo capturado en el catálogo: Cuando los Empleados pierden un gafete se les cobrará $50 por reposición.

c) Costo original de la herramienta: Si se pierde una computadora se cobrará su valor original de compra.

d) Costo depreciado de la herramienta: Partiendo de la fecha de compra de la herramienta y su vida útil, se calcula el tiempo que se ha utilizado a la fecha de baja y con ello se calcula la proporción de cobro sobre la vida residual.

Ej. Una computadora costó $1,000 USD y tiene una vida útil de 5 años. Se pierde después de 2 años de uso.

Vida residual = 5 – 2 = 3 años

Proporción = 3 años / 5 años = 60%

Al Empleado se le cobra el 60% del costo original = $1,000 x 60% = $600 USD

 

Entonces, por cada herramienta se configuran dos criterios:

- Cobro en caso de "Perdida"

- Cobro en caso de "No devuelta"

 

Ejemplo: Gafete de Empleado

Perdida: Cantidad fija = $50

No devuelta: Sin cobro

 

Ejemplo: Computadora

Perdida: Costo depreciado

No devuelta: Costo original

 

  • Al efectuarse la baja del resguardo, dependiendo de su final (Devuelta, Perdida o No devuelta) y del criterio de cobro se calculará un monto a cobrarle al Empleado.
  • En caso de que el monto sea mayor a CERO, se va a generar un registro de “Préstamo” al Empleado usando el tipo de Descuento configurado en registro de la herramienta correspondiente.
  • Al usar el mecanismo de Préstamo, le permite al Empleado pagar su deuda en varios Periodos de Nómina.

 

Baja de Empleado

Cuando el Empleado se da de Baja de la Empresa, el sistema debe revisar las herramientas que tiene asignadas y le preguntará al Usuario si estas fueron devueltas o no.

Si la respuesta es afirmativa, se registra la baja del resguardo como “Devuelta” y no hay cobro

De lo contrario, se registra la baja del resguardo como “No regresó” y se calcula el cobro configurado en el registro de la herramienta correspondiente. Si el cobro es mayor a CERO (0), se genera el Préstamo y se le descontará de su finiquito hasta donde sea posible.

 

Restricciones en operación

1) Se asigna Herramienta y luego se da de baja su resguardo. Ya no se puede modificar ni borrar el registro de resguardo. Para dar reversa es necesario cancelar la baja de resguardo.

2) Las herramientas controladas por Número de serio o Activo único, solamente se pueden asignar cuando el Número de serie se encuentra disponible. Una forma de resolver esta situación es agregando más números de serie.

3) Las herramientas controladas por Existencias, solamente se puede asignar cuando hay existenciasPara resolver esta situación, se pueden aumentar el conteo de existencias o bien cambiar el método a Sin control.

4) Cuando un número de serie ya ha sido asignado alguna vez a Empleados, ya no se puede borrar. Solamente marcar como “No disponible”

5) Hay limitantes para cambiar el método de control de inventario. Si el método anterior era por Números de serie o activo único,  y ya hay historia de resguardo de algunos números de serie, el método de control ya no se puede cambiar. La única forma de dar reversa es borrando los registros de resguardo.

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